( Miguel Ramis )

La hoja de cálculo ( excel es la más conocida, pero cualquiera hace lo mísmo) es una poderosa herramienta de especial interés por la posibilidad de automatizar una serie de cálculos de manera que obtenemos unas plantillas. Sobre estas plantillas, no tenemos más que cambiar los números y los resultados se recalculan automáticamente.

Es decir, la hoja de cálculo nos permite ser PROGRAMADORES, ya que es muy dificil equivocarse una vez la plantilla ha sido bien repasada y protegida contra borrados accidentales.

Ejemplos de lo que podemos hacer con la hoja de cálculo:

Operaciones aritméticas simples:
Suma, resta, multiplicación, división, promedio, etc...

Operaciones simples:
Ordenar :de mayor a menor una lista o de menor a mayor.
Decimales: aumentar decimales o reducirlos. Muy útil desde la implantación del Euro.

Operaciones aritméticas avanzadas:
Contar : cuenta el número de filas que tienen datos, cualesquiera que estos sean
Contar si: cuenta las celdas si cumplen un determinado requisito
Redondear: Redondea a más o a menos una cifra con decimales.También útil para trabajar con euros. ( no queremos ver los decimales, pero si queremos contarlos...)

Funciones estadísticas:
Contar : cuenta el número de filas que tienen datos, cualesquiera que estos sean
Contar si: cuenta las celdas si cumplen un determinado requisito
Contar en blanco: cuenta las celdas en blanco de una lista

Facturas automatizadas:
Esto significa que una vez que hayamos configurado, por ejemplo, una hoja de cálculo para que nos desglose el iva, por ejemplo. podemo guardarla como plantilla con los datos que siempre se repiten, ( dirección, dif, código postal, registro mercantil...) y utilizarla para hacer todas nuestras facturas.

Gráficos automatizados:
Una vez colocamos los datos en una tabla, excel construye automáticamente un gráfico que previamente hemos elegido.

Alarmas automáticas:(formatos condicionales)
Estos datos que introducimos en la tabla, pueden estar condicionados a cambiar de formato si pasan o igualan un punto que hemos prefijado.

Por ejemplo, que se ponga roja una determinada casilla si el presupuesto baja de un cierto porcentaje de benefício o que se ponga roja si el beneficio es demasiado alto.

Filtros
Excel funciona tambien como una base de datos. En un listado de muchos registros, podemos ver solo los que nos interesan, ocultando el resto.

Factura automatizada

En este ejemplo vemos que una vez hecha la plantilla, que excel es capaz de generar un gráfico automático que desglose la facturación obtenida. Esto nos permite visualizar gráficamente que trabajos son mas o menos rentables, en cuestión de segundos.

¿ Que hay en el fichero de Excel ?

- Equivalencias Sistema Metrico Decimal -Sistema Inglés (Centimetros -Pulgadas) (Para cambiar las medidas de un diseño inglés o americano sin perder las proporciones)

- Cálculo de peso de rocas a partir de sus medidas ( calcular cuanto pesan el dintel y las jambas de una puerta de entrada para ver si necesitaremos ayuda de otras personas o si nuestro vehiculo puede trasportarlas.

- Plantilla para presupuestos i facturación.( Solo habrá que hacer fer una plantilla per presupostos i otra para las facturas, para todo el año.)

- Graficos y alarmas automáticos ( zonas o articulos de baja rentabilidad, visualización de costes reales ( material+consumibles+electricidad+impuestos+amortización de maquinas...etc)

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